Les 4

Voordat we beginnen wil ik graag eerst iets duidelijk maken. Een planning is geen begroting. En geen begroting is geen planning!

Waarom zeg ik dit? Ik ben iedere keer verbaasd om te zien dat ook de meest ervaren projectmanagers, deze twee documenten samenvoegen. Dit is heel onhandig. Dit lijkt misschien handig in het begin omdat je dan alle informatie bij elkaar hebt. Maar zodra je verderop in het project bent en er allemaal wijzigingen zijn doorgevoerd dan verlies je het overzicht en krijg je hier dus een hekel aan. Of eigenlijk alles wat maar afwijkt van het creatieve proces. En daar gaat het dus mis!

Ontwerp Eloi Koster

Ontwerper Eloi Koster geeft aan dat hij door het opstellen van begrotingen duidelijker kan zijn naar klanten toe. En daarbij helpt het hem om af en toe van die ‘roze wolk’ af te komen. Hij pakt dat als volgt aan:

Weet wat je wilt bereiken

  • Formuleer een korte termijn visie

  • Formuleer een lange termijn visie

Blijf scherp op zakelijke randvoorwaarden

  • Welke omzetdoelstellingen hangen daaraan?

  • Hoeveel geld moet het minimaal opleveren?

  • Wat mag het kosten?

  • Hoeveel tijd kunnen we hier maximaal insteken?

Damesboetiek Spruyt & Ko Kathelijne Koster

Kathelijne Koster heeft meerdere scenario’s uitgewerkt in haar begroting. Wat nou als het anders loopt dan verwacht? Hoeveel geld moet ik dan achter de hand houden? En wanneer trek je ergens de stekker eruit? Voor haar zijn de volgende punten belangrijk:

  • Check regelmatig je budget met de actuele cijfers

  • Wees realistisch over een scenario met verlies

  • Zorg dat je kunt anticiperen op problemen

  • Je leert steeds sneller of een investering ook iets gaat opleveren

Begrotingsmodellen

Bij het opstellen van een begroting kun je helemaal losgaan in vele overzichten. Het is sterk afhankelijk voor wie je de begroting maakt, welke overzichten je allemaal nodig hebt. 

Je kunt van alle onderstaande begrotingen een Excel bestand downloaden met voorbeelden. Er zijn formules verwerkt in de bestanden. Deze kun je aanpassen. Let er dus op dat je dit doet als het btw-tarief veranderd of afspraken over marges veranderen.

Mijn mening is dat je een begroting in eerste instantie voor jezelf maakt. Dus maak het vooral niet te ingewikkeld en maak een overzicht dat je zelf gemakkelijk kunt lezen.
 

Investeringsbegroting

Bij een investeringsbegroting maak je een opsomming van alle kosten die je gaat maken ten behoeve van een grote investering die je in de toekomst wilt gaan doen. Stel je wilt een nieuwe vestiging openen van een winkel of je wilt een applicatie bouwen.  

Schrijf bovenin dus de datum waarop de totale investering gedaan moet zijn.

Investeringsbegroting

Financieringsbegroting

Je maakt nu (naast de investeringsbegroting) een opsomming van de manier waarop je dit gaat financieren. Heb je inspiratie nodig voor financieringsmogelijkheden? In les 5 bespreken we alle financieringsmogelijkheden die je vervolgens hier in je begroting kunt aanvullen.

Financieringsbegroting

 

Exploitatiebegroting

Bij de exploitatiebegroting bekijk je de omzet en de kosten die je de aankomende drie jaar gaat realiseren. Als je een nieuwe vestiging opent dan sluit de exploitatiebegroting aan op je investeringsbegroting. Zodra de nieuwe locatie open is (en je de investeringen hebt gedaan) dan begint de exploitatie.

Het kan natuurlijk ook zijn dat in het voorbeeld van een nieuwe applicatie, deze gaat zorgen voor extra exploitatie/omzet. In dat geval loopt je exploitatiebegroting al en vindt de investering hiervoor ergens in de aankomende jaren plaats.   

Exploitatiebegroting


 

Liquiditeitsbegroting

In een liquiditeitsbegroting kunt je zien hoeveel geld er echt binnenkomt en hoeveel eruit gaat. Dit is net even anders dan je exploitatiebegroting. Op de liquiditeitsbegroting zie je bijvoorbeeld de omzetbelasting terug die je ieder kwartaal moet betalen. De omzetbelasting zie je echter niet terug in je exploitatiebegroting. Dit geldt hetzelfde voor afschrijving en andere reserves. 

Dus een exploitatiebegroting geeft je veel meer ‘real-time’ informatie. Een exploitatiebegroting is echt een jaaroverzicht.

Voor kleine ondernemers is het essentieel om iedere maand je liquiditeitsbegroting te bekijken zodat je niet voor verassingen komt te staan.

Liquiditeitsbegroting

 

Omzetspecificatie

De omzetspecificatie is een onderbouwing van je exploitatiebegroting. Waar komt die omzet vandaan en welke producten of diensten bied je aan? Ieder product of dienst heeft wellicht zijn eigen prijsklasse en volume. Met een omzetspecificatie kun je per maand bekijken hoeveel omzet je verwacht. 

Met name voor ondernemers die seizoengebonden producten en diensten verkopen is de omzetspecificatie erg van belang. Seizoengebonden omzet zie je vooral in de mode-branche, horeca en vrije tijd

Omzetspecificaties

 

Inkoopspecificatie

specificaties laat zien wanneer je je materiaal of producten gaat inkopen. Zeker als je zelf producten maakt en deze in grote oplages moet inkopen is het handig om te zien waar het zwaartepunt ligt in de loop van het jaar. 

Vervolgens kun je zien hoeveel van het ingekochte materiaal je nog over hebt en wat de ‘restwaarde’ is.

Belangrijk om hiermee zichtbaar te krijgen is de restwaarde van je voorraad en de nieuwe voorraad die je wilt gaan kopen. Hoe sneller je de voorraad verkoopt hoe beter. 

Inkoopspecificaties

 

Aflossingsschema

Het aflossingsthema gebruik je als je een lening hebt lopen bij iemand. Je maakt hiermee inzichtelijk hoeveel rente en aflossing je iedere maand betaalt om de gehele lening uiteindelijk af te lossen. Dit overzicht heb je nodig voor je liquiditeitsbegroting en exploitatiebegroting.          

  • De rente en aflossing die je per maand betaalt zet je in je liquiditeitsbegroting

  • De rente die je per jaar betaalt zet je in je exploitatiebegroting.

Aflossingsschema