• Vicky Fasten

Hoe stuur je een boekhouder aan?


Hoe stuur je je boekhouder aan? Een veel gehoorde vraag van zowel startende als gevestigde ondernemers. Met het controleren en aansturen van je boekhouder gaat het om de grote lijnen. De boekhouder heeft alles netjes ingeboekt en de jaarrekening is opgesteld. Dit is nogal wat precisiewerk en inhoudelijk is het lastig om daar iets over te zeggen. Over de grote lijnen is echter wel wat te zeggen want daar ga jij namelijk zelf over als ondernemer en niet je boekhouder. Hier volgen een paar tips hoe je jouw boekhouder het beste kunt aansturen.

Laten we beginnen met het uit de wereld helpen van een veel gehoorde misvatting. Nogal wat ondernemers praten over hun ‘accountant’ terwijl ze het waarschijnlijk over hun boekhouder hebben. Een accountant is voor middelgrote tot grote bedrijven verplicht (vanaf 50 personeelsleden en meer dan 8,8 miljoen omzet). Het verschil tussen een boekhouder en een accountant is dat de laatste een verplicht examen moet afleggen en de boekhouder niet. Soms kan een financier (of de fiscus) een accountantsverklaring eisen omdat deze wat grondiger te werk gaat dan een boekhouder. Dit betekent overigens niet dat een boekhouder minder goed werkt levert.

Tip 1

Informeer je boekhouder over jouw vijfjarenplan.

Als je boekhouder in jouw belang werkt is het zaak je boekhouder te informeren over je plannen. Waar wil je op de lange termijn naartoe? Wil je bijvoorbeeld over vijf jaar je bedrijf verkopen of ben je juist van plan om een nieuwe vestiging te openen. Zijn er plannen om uit te breiden of om het rustiger aan te doen? Een boekhouder kan op deze manier namelijk actiever met je meedenken en kritisch kijken naar de documenten die je aanlevert. Zijn dit wel bedrijfskosten? En is het slim om die investering nu te doen of volgend jaar? Deze vragen kun je veel makkelijker beantwoorden als je weet waar je over vijf jaar wilt staan.

Tip 2

Vergelijk de winst & verliesrekening horizontaal.

De jaarrekening wordt opgemaakt door een overzicht op te stellen van de omzet, kosten en winst. Deze posten worden doorgaans netjes onder elkaar gepresenteerd. Logisch natuurlijk, want dan kun je zien wat er cijfermatig onderaan de streep overblijft. Om deze cijfers beter te begrijpen is het slim om ze niet alleen verticaal maar ook horizontaal te bekijken. Naast het overzicht van het afgelopen jaar staan namelijk ook de twee voorgaande jaren gepresenteerd. Wat heeft jouw omzet in de afgelopen drie jaar gedaan? Is deze substantieel gegroeid of blijft deze hetzelfde? Dat is interessant om naar te kijken! Kun je verklaren waarom de omzet is toegenomen of afgenomen? Heb je het druk gehad met andere zaken? Koopt jouw klant ineens bij de concurrent? Verklaar voor jezelf wat de afname, groei of stabiliteit in de omzet heeft veroorzaakt. Heb je serieus geen flauw idee en ben je verbaasd? Dan is het zaak om met je boekhouder deze post eens goed te bekijken. Heeft hij alle facturen wel gezien? Ben je wellicht vergeten iets aan te leveren? Of zijn stukken verkeerd geïnterpreteerd? Doe dit ook met je grootste kostenposten.

Tip 3

Vergelijk de balans ook horizontaal.

De jaarrekening bevat naast de Winst & Verliesrekening ook een balans. Op de balans staan zaken zoals schulden en bezittingen. Bekijk hier ook de balansposten van de afgelopen drie jaar. Als er grote verschillen zijn is het belangrijk dat je kunt herleiden waarom dat zo is. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met grote investeringen die je het afgelopen jaar gedaan hebt zoals nieuwe machines, apparatuur of voorraden. Het kan ook zijn dat je geen investeringen gedaan hebt maar dat je juist deze machines of voorraden hebt verkocht. Boekhouders kunnen hier nog wel eens verkeerde aannames doen zonder dit even te checken met de ondernemer. Je kunt een kleine steekproef doen door te checken of de hoeveelheid voorraad op de balans ook klopt met de werkelijke aanwezige voorraad. Grote verschillen in de balans kunnen namelijk grote invloed hebben op de winst & verliesrekening. Als je boekhouder weet dat jij over vijf jaar de onderneming wilt verkopen dan zijn dit interessante cijfers om mee te sturen.

Tip 4

Vergelijk cijfers of percentages die gangbaar zijn in je markt.

Interessante informatie is, om te kijken hoe jij het doet ten opzichte van andere spelers in jouw specifieke markt. Is het gebruikelijk in jouw sector om een winstmarge van 30% te hebben of van 10%? Of, wat is nou een ‘normaal’ marketingbudget en zijn hoe snel hoor jij je voorraad te verkopen? Je kunt dit uitzoeken bij de Kamer van Koophandel en Centraal Bureau voor Statistiek. Maar je kunt natuurlijk ook je boekhouder naar zijn kennis en ervaring vragen. Hij mag geen exacte gegevens verstrekken over andere klanten maar hij kan wel zeggen welke trends en ontwikkelingen hij ziet. Hij kan iets zeggen over een algemene richtlijn in jouw sector. Gebruik deze kennis en kijk dan nog eens naar jouw eigen jaarrekening. Ben je ‘normaal’, ‘slecht’ of ben je juist goed bezig?

Probeer voor jezelf een aantal financiële doelen te formuleren en bespreek die ieder iedere keer als je je boekhouder ziet. Zit je op de juiste koers? Kan dit beter? En hoe zien de cijfers er uit als je hier aandacht aan besteedt?

Oh ja! Boekhouders houden van duidelijke opdrachten. Dus leg vooral niet teveel emotie in een vraag zoals “Hoe vind je dat ik het doe? Moet ik mij ergens zorgen over maken?” Daar kan een boekhouder helemaal niks mee!. Vraag eerder: “Ik zie dat mijn marketingkosten vorig jaar ongeveer gelijk staat aan 15% van mijn omzet. Zie je deze verhouding ook terug bij andere klanten uit mijn sector?”

Succes!