• Vicky Fasten

Hoe doe je een succesvolle subsidieaanvraag? 5 tips voor een goede begroting (deel 1)


Het afgelopen jaar had ik een slechte omzet. En wat doe ik? Huilen… er zat niks anders op…..

Ik schiet in zelfmedelijden en stagneer volledig in mijn werk.

Ik kan het gewoon niet aan…

Vorig jaar heb ik een plan gemaakt.

Een dijk van een plan. Want plannen maken daar ben ik goed in. Mijn gedachtes maken zonder moeite van elke doel een overzichtelijk stappenplan. Klaar om uitgevoerd te worden.

Zo had ik voor afgelopen jaar ook een plan. In grote lijnen kwam het erop neer dat ik in 2017 veel zou investeren in mezelf, in de ontwikkeling van een product en dus minder tijd had voor nieuwe (betaalde) klussen.

Mijn spaarpot zou mij hierin ondersteunen en het zou allemaal goed komen.

Bovenstaand scenario is precies zo verlopen. Dus wat zit ik nou te janken?

Hoop...

Nou, ergens hoop ik dat ik die investeringen snel terugverdien. Dat ik op een miraculeuze wijze ineens bakken met geld ga verdienen.

Maar dat is natuurlijk niet zo.

Dat weet mijn 'rationele-ik' ook wel, maar emotioneel kan ik dit dus niet aan…

Heb jij je emoties prima onder controle? En juist behoefte aan concrete informatie over het opstellen van een dijk van een plan? Lees hier 5 tips voor goede begroting.

In mijn volgende blog geef ik je er weer 5. Ik heb geleerd dat je informatie in kleine blokjes moet opdelen. Hoe enthousiast ik ook ben over het opstellen van een goede begroting, niet iedereen kan meteen 10 droge tips aan…

Tip 1: Werk in Excel

Een begroting blijft altijd even puzzelen. Zorg ervoor dat na elke aanpassing de bedragen nog steeds kloppen. Het meest eenvoudige is om in Excel te werken waarbij je de getallen automatisch laat optellen. Dan kan je meteen zien wat er gebeurt als je met posten gaat schuiven. (Video: getallen optellen in Excel)

Tip 2: Denk vanuit kostenposten

Denk dus niet vanuit chronologische stappen. Wat bedoel ik hier precies mee?

De eerste stap om een kunstproject concreet te maken is om na te denken wat er allemaal in een bepaalde periode moet gebeuren. Je gaat opsommen wanneer je de programmering af moet hebben, wanneer je moet repeteren, wanneer je de locatie moet regelen en wanneer het event plaatsvindt. Dit heet een planning.

Dan maak je een nieuw document voor je begroting.

Wat ik vaak zie is dat de planning is aangevuld met bedragen en dat dit ook meteen de begroting is.

Nee….

Dit lijkt in eerste instantie heel handig maar dat is het niet.

Een planning is opgebouwd vanuit een chronologische gedachte en een begroting is opgebouwd vanuit kostenposten.

Nu is het soms ook nog verschillend per discipline. Zo maak je bij theaterproducties onderscheidt tussen ‘voorbereidingskosten’ en ‘uitvoeringskosten’.

Tip 3: Begroot realistische bedragen op basis van offertes

Er is veel informatie te vinden op internet, maar een offerte aanvragen is essentieel voor een realistische begroting. Het helpt je om alle zaken snel te inventariseren.

Stel je wilt een twee-daags event organiseren en vraagt een offerte aan bij een standbouwer. Dan heb je misschien wel bedacht hoeveel stands er moeten komen maar heb je ook nagedacht over eventuele beveiliging of verzekeringen voor de goederen die daar gedurende twee dagen staan?

Nee, dat bedoel ik. Dit krijg je met een concrete offerte eerder inzichtelijk dan als je op internet gaat zoeken wat het gemiddeld kost om een stand te huren.

Tip 4: Begroot 10% reserve

Nu weet je natuurlijk nooit hoe het project precies verloopt. Er zullen kosten meevallen en tegenvallen. En dat betekent dat je regelmatig je begroting in de gaten moet houden. Om deze schommelingen op te kunnen vangen is het handig om onderaan je begroting een kostenpost van 10% van het totale budget mee te nemen als reserve.

Tip 5: Maak barterdeals inzichtelijk

Heb jij in je eigen netwerk een mooie deal geregeld? Of te wel een ‘barterdeal’? Neem dit dan op in je begroting. Een barterdeal betekent dat je goederen of diensten van dezelfde waarde tegen elkaar ruilt. Er wordt dus geen geld gegeven.

Op deze manier laat je zien hoeveel waarde je zelf hebt geregeld om dit project ook mogelijk te maken. Je neemt in de begroting het bedrag op dat je er normaal gesproken voor zou moeten betalen en laat vervolgens bij de financiering zien hoeveel je ‘gebarterd’ hebt. (Video: barterdeal inzichtelijk maken)

Lees in mijn volgende blog tip 6 t/m 10!

Zodra je begroting af is ga je kijken hoe je het gaat financieren. Leestip: De beste financiering voor creatieve ondernemers.

#begroting #subsidie