• Vicky Fasten

Hoe doe je een succesvolle subsidieaanvraag? 5 tips voor een goede begroting (deel 2)


‘Ik ben onlangs bij een fonds op gesprek geweest om mijn project te bespreken.’

Wat goed! Ik ben nu al onder de indruk van deze creatieve ondernemer.

Je kans op een succesvolle subsidieaanvraag verdubbelt direct als je je project eerst in grote lijnen voorlegt aan het fonds.

‘Nu wil ik binnenkort de aanvraag indienen maar ik moet nog wel die begroting uitwerken want daar had ze mega veel vragen over die ik niet direct kon beantwoorden.’

Ja, dat begrijp ik. Een maker is in eerste instantie gedreven door zijn passie, de inhoud van zijn project en gaat pas later het financiële kader bedenken. En dat is prima.

‘Kan jij dat niet ff doen?’

Ja natuurlijk, ik wil met alle liefde de begroting maken maar ik denk niet dat ze daarbij geholpen is. En het project trouwens ook niet.

Want wat heb je aan een projectleider die niet weet wat de waarde is van zijn project? Wat de waarde is van al die vrijwilligers die zich inzetten? Wat de waarde is van de commitment van iedereen. Wat de waarde is van iemands uren. Wat de waarde is van het eindresultaat? Van de locatie, de catering, de promotie, de vormgever, etc.

Ik stel haar voor om haar te begeleiden in het opstellen van de begroting. Op deze manier doet ze het zelf en leert ze hoe ze haar eigen begrotingen in de toekomst kan opstellen.

Hier heeft zij meer aan, het project heeft hier meer aan en ik word hier blij van. Want ja, ik word serieus blij als ik een creatieve ondernemer zijn eigen begroting zie maken.

Deel 2: tip 6 t/m 10 voor een dijk van een begroting!

Tip 6: Maak onderscheid tussen directe en indirecte kosten

Voor geldverstrekkers is het belangrijk om te zien hoeveel van het geld direct wordt gebruikt voor de realisatie van het project. Er zijn namelijk een heleboel kosten die wel nodig zijn maar die niet direct bij het project terecht komen.

‘Kantoorkosten’ is bijvoorbeeld een indirecte kostenpost. Zonder deze kosten is het project echter niet mogelijk, dus ze zijn wel nodig.

‘Honoraria van de acteurs’ is bijvoorbeeld een directe kostenpost.

Dat er directe en indirecte kosten zijn bij een project is logisch. Maar is de verhouding ook gezond? Zorg dat je indirecte kosten lager zijn dat je directe kosten.

Tip 7: Maak onderscheid tussen kosten en investeringen

Veel projecten hebben in eerste instantie een eenmalig karakter. En dat is eigenlijk jammer…

De trend in subsidieland is dat geldverstrekkers steeds vaker willen zien dat je een duurzaam project opzet. Of te wel: wat gebeurt er als de subsidie op is?

Ga eens goed kijken naar je overzicht en bekijk welke kosten direct opgaan en welke kosten op de langer termijn iets op kunnen leveren. Zijn er kosten die je als een investering in de toekomst kunt beschouwen? Zijn dit kosten/activiteiten waarmee je na de subsidie het project mee voort kunt zetten?

Tip 8: Het gaat om verhoudingen

In een begroting gaat het ook om verhoudingen. Net zoals de eerdergenoemde verhouding tussen de directe en indirecte kosten.

Zo is het handig om zelf een aantal verhoudingen in de gaten te houden. Een voorbeeld is dat een zakelijk leider maximaal 10% van het totale budget als vergoeding krijgt. Of dat het verschil tussen het laagste uurtarief en het hoogste uurtarief niet meer is dan 100%. Of dat je helder maakt wat de som van de subsidie aan resultaat (publieksbereik, waardecreatie, maatschappelijke meerwaarde) oplevert.

Deze verhoudingen kun je benadrukken in de toelichting van je begroting. Hieruit blijkt namelijk welk financieel beleid je wilt voeren als organisatie.

Tip 9: Lees de voorwaarden van de geldschieter

Iedere geldschieter heeft andere voorwaarden. Zo kan een subsidiënt bepalen dat de honoraria tot een maximaal bedrag wordt gesubsidieerd. Of dat sommige kostenposten wel/niet in aanmerking. Of dat er een samenwerking en co-financiering georganiseerd moet worden binnen een bepaalde regio. Allemaal kleine lettertjes die het uitzoeken waard zijn.

In de praktijk blijkt dat een groot deel van de aanvragen direct de prullenbak in kan omdat ze niet voldoen aan de voorwaarden. En dat is zonde van je eigen tijd, laat staan van degene die een dergelijke aanvraag in behandeling neemt. Trust me…

Tip 10: Stel een begroting op waarin je de btw specificeert

Dit is soms een lastig onderwerp omdat het per organisatie en aanvraag verschilt wat je met de BTW moet doen. Wat de situatie ook is, maak een begroting waarin je het netto bedrag, het BTW bedrag en het bruto bedrag specificeert. Vervolgens ga je nakijken of jouw organisatie wel of niet BTW-plichtig is. Als je vrijstelling hebt van de BTW dan kijk je naar het brutobedrag voor de subsidieaanvraag. Als je geen vrijstelling hebt van de BTW dan kijk je naar het netto bedrag voor de subsidieaanvraag.

Zodra je begroting klaar is ga je op zoek naar financiering. Leestip: de beste financiering voor creatieve ondernemers.

Lees hier tip 1 t/m 5 voor een dijk van een begroting!

#subsidie #begroting