Hoe blijf je binnen budget?

Je bent halverwege een project, er is veel veranderd sinds de start en je bent het financiële overzicht stiekem een beetje kwijt. Iedereen verwacht dat jij als enige precies weet hoeveel budget er nog is en het liefst ook gespecificeerd per kostenpost. De realiteit is vaak anders. Wat doe je?

 

Je zegt dat je blij bent dat ze bij jou komen checken of er überhaupt nog ruimte in het budget is. Vervolgens bluf je dat je eerst nog wat betalingen moet verwerken om de meest actuele cijfer te kunnen zien en zegt dat je er binnen een week bij ze op terug komt. Met een toch wat stevige pas loop je naar je laptop en open je een van de laatste excel sheet waar je denkt dat je dit kunt vinden. Na uren puzzelen ben je er gelukkig weer uit. Je leunt achterover in je stoel en realiseert je dat je niks gegeten hebt. Cijfers zijn keihard. Mensen willen een ‘ja’ of een ‘nee’ horen op hun budgetvragen en natuurlijk ook concrete bedragen. Je kunt je daar geen fouten permitteren want dan heb jij het tenslotte gedaan. Hoe voorkom je deze situatie?

 

Een planning is geen begroting

Veel projectplannen worden opgezet vanuit een chronologische gedachte. Dus je bedenkt welke activiteiten je moet doen in de loop der tijd. Stel je gaat een festival organiseren dan moet je eerst de artiesten boeken, dan de flyers drukken en dan de geluidsapparatuur huren. Dit geeft een mooi overzicht van wat je moet doen op welk moment. Een planning dus. Heel vaak zie ik in de planning ook bedragen staan en wordt de planning tegelijkertijd als begroting gebruikt. Want dan heb je alles lekker overzichtelijk bij elkaar. En daar gaat het mis… Een planning is geen begroting. En een begroting is geen planning. Maak dus twee aparte documenten voor zowel een planning als een begroting. De planning wordt opgebouwd in chronologisch activiteiten en de begroting wordt opgebouwd in kostenposten. En waarom is dit zo belangrijk? Omdat je de begroting straks naast de boekhouding moet kunnen leggen om te zien hoe je er financieel voor staat. Dat lukt niet als je de begroting in een planning hebt verwerkt.

 

Nu kan het zijn dat je de boekhouding zelf doet of dat er een financiële afdeling is die dat doet. In beide gevallen moet je aangeven dat de kosten onder jouw specifieke project vallen. Dan kan straks de financiële afdeling met één druk op de knop alle kosten van jouw project laten zien. En dat is wat je wilt.

 

Status rapport

Goed je hebt nu een begroting gemaakt en de financiële afdeling geïnstrueerd zodat zij de kosten aan jouw project kunnen koppelen. Een keer per maand maak je een ‘status rapport’. In dit rapport staat de oorspronkelijke begroting met daarnaast de gemaakte kosten van het project tot dusver. Je vraagt dus iedere maand een overzicht van de gemaakte kosten van de financiële afdeling en legt deze naast de begroting. Je kunt nu goed zien hoe je ervoor staat. Vergeet ook de datum van het rapport niet te vermelden. Anders weet je niet hoever je bent in de uitvoering van het project.

 

Iedere maand maak je een nieuw rapport. Dus je gaat niet het vorige rapport weer aanpassen. Begrotingen en financiële rapporten zijn statige documenten. Met andere woorden, het is niet de bedoeling dat je ze aanpast. Ze zijn opgesteld op een bepaald moment met een bepaalde gedachte en dat wil je zichtbaar houden. Als je iedere keer je rapport aanpast dan weet je niet welke beslissingen er in de loop van de tijd zijn genomen. Zo kun je bijvoorbeeld ook in het rapport opnemen welke kosten je op de korte termijn verwacht. Dan kun je zelfs pro-actief op je budget gaan sturen en dan heb je het helemaal goed begrepen!

 

Bekijk hier hoe zo’n rapportage er uitziet in Excel. En daag jezelf uit om ook grote budgeten van een paar ton gewoon op één a-4tje inzichtelijk te maken. Dat kan echt. [1].  Download hier een voorbeeld.

 

Toelichting

In het formulier wordt een raming van de werkelijke kosten per post vergeleken met het betreffende budget. Dit geeft per post inzicht in het verwachte resultaat. De raming van de werkelijke kosten (in kolom 9) is de som van de uitgaven (kolom 6, meestal te halen uit de financiële administratie), de lopende verplichtingen (kolom 7, zoals opdrachten en contracten) en een raming van de nog komende verplichtingen (kolom 8, inschatting van wat er nog verwacht kan worden). Door periodiek een budgetrapportage op te stellen, ontstaat inzicht in het verloop van de kosten en inkomsten ten opzichte van de ramingen die daarvoor in het budget waren opgenomen. Bij belangrijkste posten en grote verschillen is het handig om een toelichting te geven.

 

Belangrijk bij een overzicht is dat je niet teveel in details treedt. Dus probeer je rapportage op 1 blad te houden en maak helder voor jezelf hoeveel geld je daadwerkelijk nog over hebt.  

 

Toelichting per kolom:

  • Kolom 1 Kostensoort: Dit is een verwijzing naar de nummering die wordt gebruikt in je boekhouding.

  • Kolom 2 Omschrijving: korte omschrijving van de kostenpost.

  • Kolom 3 Eerste raming: Dit is de originele begroting die aan het begin van het project is goedgekeurd.

  • Kolom 4 Wijzigingen: Dit zijn wijzigingen op de eerste raming (kolom 3). Hiermee kun je laten zien waar je in het budget gaat snijden.

  • Kolom 5 Actueel budget: de gevolgen van je keuzes op het oorspronkelijke budget

  • Kolom 6 Uitgaven: Dit zijn kosten die je daadwerkelijk hebt gemaakt en reeds zijn betaald aan de leverancier.

  • Kolom 7 Lopende verplichtingen: Dit zijn getekende offertes en contracten

  • Kolom 8 Raming komende verplichtingen: inschattingen/prijsopgaven van de kosten die je nog verwacht.

  • Kolom 9 Raming werkelijke kosten/dekking: Daadwerkelijke kosten

  • Kolom 10 Raming budgetsaldo over+/tekort-: Verschil tussen je nieuwe budget en daadwerkelijke kosten.

 

 

 

 

[1] Projectmatig werken,  Jan Verhaar

Please reload

Categorieën

Please reload

Inschrijven