Hoe werk je snel je administratie bij?

In 6 stappen naar die aangifte!

 

Deze maand moet het weer gebeuren, de belastingaangifte. Dat betekent dat je weer heel veel administratie moet uitzoeken. Daar ergens in die berg met papieren of in al die online accounts. Hoe doe je dit op een snelle en overzichtelijke manier zodat je weer met leuke dingen bezig kunt zijn?

 

Heel veel mensen slaan een stap over in de administratie. Een stap die voorkomt dat er chaos ontstaat. Die stap heet ‘archiveren’. Dit klinkt niet heel sexy maar is een life saver als het gaat om zonder stress met je administratie bezig te zijn.

 

Stap 1

Maak een postvak (digitaal én analoog) en noem deze ‘Finance & Legal’. In dit postvakje stop je alle e-mails en brieven die gaan over betalingen en afspraken met opdrachtgevers, partners, leveranciers etc. Heeft iemand per mail een opdracht bevestigd? Mooi! Dan archiveer je die e-mail in je Finance & Legal postvak. Krijg je een blauwe envelop binnen? Dan open je de envelop, lees je de brief en archiveer je de brief in je Finance & Legal postvak op je bureau.

 

Dit zijn eenvoudige handelingen die je ontzettend veel tijd schelen als je eenmaal aan het einde van het kwartaal die administratie moet bijwerken. Goed. Je bent nu klaar voor de volgende stap.

 

Stap 2

Op de eerste maandag van de maand ga je achter je bureau zitten en bekijk je je ‘Finance & Legal’ postvak. Zijn er acties gewenst? Moet ik betalingen doen? Kan ik al factureren? Kan ik dat abonnement opzeggen? Je voert alle acties uit en legt de documenten weer terug in het postvak. ‘Terug in het postvak?’ hoor ik je denken. Ja, terug in het postvak. Ze liggen daar goed. Jij weet dat ze daar liggen, en dat vinden die documenten fijn dat jij dat weet.

 

Stap 3

De eerste maandag van het nieuwe kwartaal ga je achter je bureau zitten en je herhaalt stap twee. Nu zijn er twee opties: Of je verwerkt alle bonnetjes zelf; of je laat dit doen. In beide gevallen onderneem je de volgende stappen:

 

Maak nu een map aan op je computer of in je boekenkast en noem deze ‘Boekhouding 2017’. In deze map maak je een tabblad ‘Omzet’ en een tabblad ‘Kosten’. Elk document uit je postvak ‘Finance & Legal’ ga je nu stuk voor stuk bekijken en archiveer je onder de tabblad ‘Omzet’ of ‘Kosten’.  Zo werk je de postvak ‘Finance & Legal’ helemaal leeg.

 

Stap 4

Nu verwerk je alle omzet en kosten in je boekhoudprogramma of Excel programma. Belangrijk hierbij is dat je doorgaat totdat je alles hebt verwerkt. Het kan heel goed zijn dat je vragen hebt over de manier van boeken. Of dat je je afvraagt hoeveel btw er op bepaalde kosten zitten. Dit is niet het moment om die vragen op te lossen. Je schrijft alle twijfels en vragen die je hebt op en parkeert deze voor als je met je boekhouder gaat zitten om de boekhouding door te nemen. Je boekt nu de bonnen en facturen zoals je denkt dat het moet.

 

Stap 5

In deze stap zijn er ook weer twee opties: Of je doet je omzetbelastingaangifte zelf; of je laat dit doen. Het doel van deze stap is dat je de aangifte verstuurt of je boekhouder informeert over je bijgewerkte boekhouding.

 

Stap 6

Je doet nu twee betalingen: Je betaalt het bedrag van de omzetbelasting en je maakt € 65,- euro over naar je eigen spaarrekening. Die € 65,- is het bedrag dat je anders kwijt was geweest als je te laat bent met je aangifte. En dat ben je nu niet, dus dat heb je bespaard.

 

 

Tips

Digitaal of analoog? Je bewaart de documenten zoals je ze ontvangen hebt. Dus die e-mail van die klant bewaar je digitaal en die blauwe envelop per post bewaar je in die ordner in je boekenkast.

 

Zelf doen of uitbesteden? Bovenstaande stappen kun je gemakkelijk door iemand anders laten doen. Zo kun je stap 2 t/m 4 prima door een stagiaire of medewerker laten doen en stap 5 door een boekhouder. Je kunt ook bepalen dat je de boekhouder alleen aan het einde van het jaar inschakelt en hij voor de zekerheid alles nog even naloopt. Gebruik je boekhouder om zijn inhoudelijke kennis en niet omdat je niet weet hoe je moet archiveren.

 

Lees blog: Hoe stuur je een boekhouder aan?

 

 

 

Please reload

Categorieën

Please reload

Inschrijven